Mehr Power für eure Prozesse! Die Power Platform macht es möglich

Satya Nadella (CEO Microsoft) hat schon 2019 im World Economic Forum in Davos (Schweiz) gefragt: "Eine der schwierigsten Herausfürderungen für Geschäftsanwendungen war schon immer die Tatsache, dass es sowas wie einen klassichen Geschäftsprozess nicht gibt. Dieser ändert sich je nach Branche und was noch wichtiger ist, er ändert sich im Laufe der Zeit, weil ein Unternehmen nicht konstant ist. Wie geht man also mit den benötigten Anpassungen um?"

Die Antwort von Microsoft ist die Power Platform. Wir haben mit unseren Consultants Finn Feldmann und Dimitri Schmuda über die Power Plattform gesprochen und die Beiden gefragt, was dieses Toolset ausmacht und warum es so einfach einzusetzen ist.

 

Power Platform – Was ist das eigentlich und welche Möglichkeiten bieten die einzelnen Komponenten?

Dimitri: Die Power Platform ist eine Anwendungsplattform, die aus vier Diensten besteht:

  • Power Apps – zum Bauen eigener Business Applikationen
  • Power Automate (aka Flow) – Tool für die Prozessautomatisierung per Flow-Diagramm
  • PowerBI – Datenanalyse Tool, das mit Live Daten arbeitet
  • Power Virtual Agents – Tool zur Erstellung von eigenen Bots

Ziel ist es Personen, die sich täglich mit intransparenten, ineffizienten und unflexiblen Prozessen herumschlagen, Werkzeuge an die Hand zu geben, um solche Gegebenheiten ändern zu können. Das alles sind low-code Lösungen, das heißt man braucht keine Programmierkenntnisse, um mit diesen Tools eigene Lösungen zu basteln.

Finn: Durch das leichte verbinden von Office 365, Dynamics und vielen anderen Anwendungen und durch gezielten Einsatz und Kombination von Power Apps, Power Automate, Power BI und dem Virtual Agent, unterstützt die Power Platform Unternehmen dabei ihre Produktivität und Effizienz ihrer Prozesse zu steigern bzw. zu digitalisieren und zu automatisieren.

Das klingt nach einer starken Erleichterung für den Arbeitsalltag, insbesondere auf Anwenderebene.

Finn: Genau. Durch die gute Integration in Office 365 und die relativ einfachen und intuitiven Benutzeroberflächen, können die Tools nicht nur der IT-Abteilung die Arbeit erleichtern, sondern auch jedem Anwender. Durch eine große Auswahl an Vorlagen muss man zudem das Rad nicht neu erfinden und IT-affine Anwender können sich mit ein paar Klicks die Arbeit im Alltag erleichtern. Zum Beispiel durch einen Workflow, der ganz einfach die Anhänge einer E-Mail-Adresse in einem OneDrive Ordner speichert, sodass ich nicht jedes Mal die E-Mail raussuchen muss, die einen bestimmten Anhang enthält.
Ansonsten lässt sich mit der Power Platform so ziemlich jede Form von Prozessen vereinfachen und automatisieren. Was am Ende nicht nur Geld und Zeit spart, sondern auch zufriedene Kolleginnen und Kollegen mit sich bringt :-)

Dimitri: Einer der größten Vorteile ist, dass wir Prozesse nun sehr leicht digitalisieren können. Genehmigungen, Bestellungen, Onboarding, Abwesenheitsmanagement – all diese Bereiche können wir über die Power Platform abdecken. Wir erstellen eine maßgeschneiderte Lösung, bauen selbst eine interne Knowledge Base auf und sparen Geld ein, welches wir in Drittanbieter-Lösungen investiert hätten. Ach, und dann ist das Ganze auch noch nahtlos in Microsoft Teams integrierbar.

Wie schaut es denn in euren Trainings und Projekten aus? Was interessiert eure Kunden und was habt ihr schon eingeführt?

Finn: In den meisten Fällen gibt es einen sehr zähen „Papier-Prozess“, der abgelöst werden soll. Mit Power Apps lassen sich wunderbar digitale und smarte Formulare erstellen, die dann durch einen Genehmigungsworkflow in Power Automate ergänzt werden. Mit dem SharePoint hat man direkt auch einen Daten-Speicherort zur Verfügung. Mit Power BI können die gesammelten Daten anschließend visualisiert und ausgewertet werden. Durch die leichte Anbindung an andere Anwendungen lassen sich auch viele Drittanbieter-Anwendungen ansteuern und auslesen.
Mit den vielen Möglichkeiten der Power Platform kann ich alles an meine individuellen Bedürfnisse anpassen und bin nicht abhängig von Drittanbieter Software und kann Insellösungen vermeiden.

Dimitri: In meinen Workshops baue ich oft eine App fürs Abwesenheitsmanagement. Man öffnet die App im Kontext seines M365 Benutzers, aus dem AzureAD zieht sie sich direkt alle relevanten Informationen (Kontaktinfos, Abteilung, Vorgesetzte), ich trage meine Abwesenheit ein und dynamisch wird mein Team Lead mit einer Genehmigungsanfrage kontaktiert – die mittlerweile direkt in MS Teams bearbeitet werden können.

Das Stichwort Azure ist gerade gefallen. Was ist der Zusammenhang zwischen den Azure Services und der Power Platform?

Dimitri: Über die Azure Services haben wir die Möglichkeit unsere low-code Anwendungen mit pro-code Lösungen zu verknüpfen, um dadurch noch mehr Potentiale freizuschalten. Dadurch können wir z.B. unsere Virtual Agent Bots mit KI-Funktionalität ausstatten, damit diese unter anderem auch Standpunktanalysen durchführen können. Oder wir verknüpfen unsere Apps und Flows mit KI-Modellen wie Objekterkennung oder Entitätsextraktion.

Finn: Zudem lassen sich mit der Zusammenführung von low-Code und pro-Code Anwendungen moderne Entwicklungsmethoden wie CI/CD und DevOps einfach und mit wenig Code realisieren.

Das klingt ja alles sehr technisch. Aber ihr habt den low-code Ansatz bereits angesprochen. Muss ich ein Entwickler sein, um PowerApps zu nutzen?

Dimitri: Nein, zum Glück nicht. Man muss natürlich ein wenig Zeit investieren, um sich einzuarbeiten und einen Überblick über die Möglichkeiten zu bekommen. Aber das PowerApps Studio ist intuitiv aufgebaut und ich kann einfach die Bausteine zusammenstellen, die ich für meine Lösung brauche. Drücke ich den Play Button kann ich direkt testen, ob alles so funktioniert wie ich mir das vorstelle und über Formeln (die ähnlich wie Excel-Formeln funktionieren) passe ich alles meinen Wünschen an.

Finn: Um PowerApps nutzen zu können muss man kein Entwickler sein. Es hilft aber, wenn man Grundkenntnisse mitbringt. Ich selbst bin auch kein gelernter Entwickler und habe mir alles selbst beigebracht. Dafür eignen sich super die Lernpfade von Microsoft oder ein Training beim Trainingsmarkt ;-)

Wie kann die Power Platform für ein CRM-System genutzt werden? Welchen Mehrwert bietet die Integration der einzelnen Bausteine für Unternehmen?

Finn: Dank der guten Integration der Power Platform lassen sich Vertriebsprozesse beschleunigen und vereinfachen. So können Workflows angelegt werden, die automatisch neue Kontakte aufgrund von E-Mails oder tweets im CRM anlegen oder aktualisieren oder mir zu bestimmten Zeiten eine Zusammenfassung aller offenen Verkaufschancen zuschicken. Es können aber auch Genehmigungsprozesse für Angebote oder Rechnungen ergänzt werden. Mit Power BI kann ich mir zudem passende Reports und Dashboards bauen, die mir anhand der Daten aus dem CRM die Möglichkeit geben Entscheidungen treffen zu können.

Dimitri: Wir haben die Möglichkeit unsere Power Lösungen per Konnektor an unsere CRM-Lösung zu docken. Wir können automatisiert CRM-Einträge per Power Automate für eingehende Mails erstellen. Ich kann direkt ein neues Dokument auf SharePoint erstellen lassen, wenn ein Vertrag in Dynamics 365 hinzugefügt wurde. Oder ich füge Informationen zu Produktschäden per mobiler App hinzu, die dann an unser CRM-System übermittelt werden.

Und was ist bei der Integration zu berücksichtigen?

Dimitri: Diese Integration basiert auf der Nutzung von Konnektoren, Schnittstellen zu anderen Microsoft- oder Drittanbieterlösungen. Einige dieser Konnektoren erfordern Premium Lizenzen für unsere Power Platform.

Finn: Hier gilt es sich zunächst einen guten Überblick über das Lizenz-Modell zu verschaffen und zu überlegen, was man wirklich benötigt. Ebenso sollte man sich im Vorfeld überlegen welche Services man in welchem Umfang für wen freigibt. Viele Köche verderben auch hier den Brei. Auch, wenn die Power Platform die Arbeit für eine große Zielgruppe vereinfachen kann, muss man schon drauf achten, dass kein Wildwuchs an Flows und Apps entsteht.

Zum Abschluss eure drei Gründe dafür, die Power Platform im Unternehmen einzusetzen:

Dimitri:

  1. Durch die Power Platform können wir alle zu Hobby-Entwicklern werden.
  2. Sie stellt eine zusätzliche Möglichkeit dar Insellösungen zu vermeiden.
  3. Wir bauen maßgeschneiderte Lösungen und müssen unsere Prozesse nicht an fertige Produkte anpassen.

Finn:

  1. Da in den meisten Unternehmen sowieso die Microsoft Office Produkte/-Lizenzen im Einsatz sind, hat man mit der Power Platform eine super Möglichkeit interne Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, ohne teure Dritt-Anbieter Software anschaffen zu müssen.
  2. Auch ohne tiefgreifendes Softwareentwicklungs-KnowHow haben Anwender oder Administratoren die Möglichkeit leistungsstarke Anwendungen oder Workflows zu bauen. Dank der sehr guten Dokumentation seitens Microsoft kann man sich recht schnell in die Materie eindenken und sein KnowHow schnell ausbauen.
  3. Dank Azure Services und der Vielzahl an Konnektoren kann man die Services der Power Platform in den meisten Fällen einfach mit bestehender Dritt-Anbieter Software verbinden, ohne aufwändige APIs entwickeln zu müssen.

 

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