Dieses Mal sprechen wir mit Anna und Alisa aus der Abteilung Events. Das Team betreut physische und virtuelle Veranstaltungen weltweit von Osnabrück aus. Dabei lassen sie sich immer etwas Neues einfallen, um ein Kundenevent zu einem Erfolg zu machen.
Erzählt doch mal Anna und Alisa, welche Services bietet ihr rund um Events an?
Anna: Wir übernehmen alles rund um die Eventorganisation physischer und virtueller Veranstaltungen. Ganz neu dabei sind auch hybride Events, also Veranstaltungen, die beide Formate verbinden. Wir unterstützen unsere Kund:innen bereits ab der Planungsphase.
Alisa: Genau. Wir starten mit dem Briefing der Kund:innen. Hier geht es um die Zielsetzung des Projekts. Mögliche Ziele sind hier die Kundengewinnung, die Informationsvermittlung oder einfach nur das Netzwerken. Gemeinsam bestimmen wir auch die Zielgruppe. Letztendlich spielt auch das Budget eine Rolle. Anhand dieser Rahmenbedingungen können wir in enger Absprache mit den Kund:innen ein Konzept erstellen.
Welche Aufgaben übernehmt ihr dann bei den einzelnen Events?
Anna: Das kommt immer ganz darauf an, wie umfangreich unser Einsatz ist. Zu unserem Portfolio zählt das Teilnehmer-, Lieferanten- und das Sponsorenmanagement. Unterstützung bieten wir auch für die Suche nach einer passenden Location, für die kulinarische Begleitung, für die Betreuung des Events selbst und für die Auswertung des Feedbacks.
Welche Art von Events betreut ihr?
Alisa: Unser Fokus liegt auf Business-Events wie Konferenzen, Trainings oder auch Meetings.
Was ist der Vorteil diese Services bei euch in Anspruch zu nehmen?
Anna: Ganz klar unser Team! Wir arbeiten absolut kundenorientiert und realisieren (fast) jeden Wunsch unserer Kund:innen - und gehen darüber hinaus. Unser Team ist bei jedem Projekt zu 110% engagiert und führt flexibel und charmant jedes Event zum Erfolg. Egal in welcher Zeitzone, auf welchem Kontinent oder in welcher Sprache: Unser international tätiges Team realisiert täglich Großartiges.
Alisa: Zusätzlich profitieren Kund:innen von unserer jahrelangen Erfahrung. Als IT-Dienstleister wurden uns virtuelle Veranstaltungen quasi in die Wiege gelegt.
Da du von virtuellen Events sprichst, Alisa, gibt es dabei besondere Herausforderungen?
Alisa: Das birgt natürlich ganz andere Herausforderungen. Angefangen bei der gesamten Konzeptionierung der Veranstaltung. So kann man eine vor Ort Veranstaltung nicht einfach 1:1 in die virtuelle Welt bringen. Die Aufmerksamkeitspanne der Teilnehmer:innen ist viel kürzer. Um hier das Interesse und die Motivation der Gäste zu wecken, liegt ein besonderes Augenmerk auf der Story, dem Motto und der Interaktion. Unser Kreativteam zaubert Eventkonzepte, die die Teilnehmer:innen mit auf eine gemeinsame Reise nehmen. Durch Interaktionen zum Mitmachen motivieren oder einfach mit Content überzeugen (denn Content ist King – oder auch Queen ?).
Ihr habt erwähnt, dass ihr auch international tätig seid. Habt ihr ein Beispiel wie eine solche Betreuung aussehen kann?
Anna: Wir unterstützen seit mehreren Jahren Microsoft mit unseren Event Services. Das führte uns unter anderem nach Singapur, New York oder Dubai. Bei dieser sehr exklusiven Eventreihe haben wir die gesamte Organisation und Durchführung übernommen: Diese Eventreihe konnten wir auch erfolgreich in die virtuelle Welt umziehen und betreuen sie immer noch.
Was sind die Kernelemente eurer Arbeit? Was zeichnet euch aus?
Alisa: Bei unseren virtuellen Veranstaltungen sorgen wir für das gewisse Etwas. Eventreihen peppen wir mit einem passenden Begleitmotto auf, wie z.B. “Eine Reise um die Welt” oder “Virtueller Gipfelstürmer”. Passende Goodie-Boxen mit kulinarischen Köstlichkeiten oder Gadgets erwarten die Teilnehmenden – diese werden im Vorfeld an jeden einzelnen versendet. Einer Veranstaltung so eine persönliche Note zu verpassen, macht natürlich auch uns super viel Spaß.
Anna: Neben den externen Kundenveranstaltungen vermieten wir gemeinsam mit dem Trainingsmarkt-Team unsere Räumlichkeiten auf unserem Trainingscampus. Erst neulich hatten wir einen Kunden vor Ort, der unsere Räume drei Monate lang als Prüfungsort für sein Assessment Center genutzt hat.
Was ist euer absolutes Highlight Event aus den letzten Jahren?
Anna: Auch bei unseren unternehmensinternen Feierlichkeiten übernehmen wir die Organisation: Bei unserer Weihnachtsfeier 2020 sind wir zum ersten Mal virtuell zusammengekommen. Diese Feier ist wirklich ein Paradebeispiel dafür, wie wir gemeinsam ein Event umsetzen. Jede Abteilung war involviert: Unsere Entwickler haben eigens eine Azure Plattform für den Live-Stream erstellt. Das Marketingteam hat alle Designelemente für die Plattform und die Einladungen angefertigt. Das Trainings-Team hat alles hinsichtlich der technischen Abwicklung während des Livestreams übernommen. Die Abteilung Event hat alles organisatorische im Hintergrund übernommen (Konzepterstellung, Paketversand, etc.). Wir hatten sogar eine Liveband, bestehend aus unseren musikalisch hochtalentierten Kolleg:innen. Das war wirklich mein persönliches Highlight!
Klingt so, als würdet ihr auch viel mit anderen Abteilungen aus dem Unternehmen zusammenarbeiten. Inwieweit bereichert das Eure Services?
Anna: Unsere Event Services sind Bestandteil eines großen Ganzen bei LM – hier erhält man alles aus einer Hand. Sei es die Entwicklung einer Eventplattform, die Erstellung passender Marketingelemente, die Betreuung des Events rund um die Uhr oder die:der passende Referent:in für das Event. Für unsere Kund:innen gibt es eine:n feste:n Ansprechpartner:in. Intern profitieren wir von kurzen Arbeitswegen zu allen Abteilungen, die ein Event bereichern. Das macht uns besonders flexibel bezüglich Änderungen und Ergänzungen. Sollten wir einen Service mal nicht intern abdecken können, haben wir langjährige Partner an unserer Seite. Diese Zusammenarbeit ist von Flexibilität, direkter Kommunikation und Offenheit geprägt. Zusammen kreieren wir Eventformate, die emotionalisieren und begeistern.
Du benötigst Unterstützung bei Deiner nächsten Veranstaltung? Dann melde Dich gerne bei Anna und Alisa unter event@lm-ag.de.