Digitalisierung, Modern Workplace – ein paar der vielen Buzzwords, die heutzutage in aller Munde sind. Teilweise auch ad hoc umgesetzt, da die Cloud Technologien plötzlich benötigt wurden. Was genau bedeutet denn die Umsetzung eines „modernen Arbeitsplatzes“?
Wir haben unseren Experten Stephan (Berater im Bereich Modern Workplace) und Dimitri (Trainer mit Spezialisierung auf Microsoft 365) genau diese und weitere Fragen gestellt, damit Du weißt worauf Du achten solltest.
Modern Workplace, viele sprechen darüber. Mich würde interessieren was es für euch bedeutet?
Dimitri: Modern Workplace heißt für mich moderne Tools, Lösungsansätze und Philosophien in den Arbeitsalltag zu integrieren. Mobilität, Flexibilität, Kreativität - alles Dinge, die im modernen Arbeitsplatz ermöglicht werden sollten.
Stephan: Ein von Dimitri angesprochene Toolset, welches sich dem Evergreen Ansatz folgend kontinuierlich weiterentwickelt, ist die Basis für Modern Workplace. Alles ist miteinander vernetzt und von außerhalb des Unternehmens können wir genauso effizient arbeiten wie innerhalb.
Mobiles Arbeiten ist hier das Stichwort. Welche Herausforderungen gibt es bei der Arbeit von verschiedenen Orten aus?
Stephan: Einen sicheren und gleichzeitig unkomplizierten Zugriff auf alle notwendigen Ressourcen bereitzustellen ist die Kernherausforderung für mobiles Arbeiten. Für die Mitarbeiter*innen sollte es in einer optimalen Umsetzung eines Modern Workplace keinen Unterschied darstellen von welchem Ort aus gearbeitet wird.
Dimitri: Man hat natürlich keinen direkten Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Büro. Zusammen, mit den Anderen auf meinem Flur, auf den "Kaffee-Zug" aufspringen geht da halt nicht. Onlinepausen, die man zusammen mit den Kollegen*innen verbringt, können da aber gut Abhilfe verschaffen.
Gute Teamarbeit, ist in vielen Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Wie kann Microsoft 365 hier ergänzend zu virtuellen Kaffeepausen unterstützen?
Stephan: Microsoft 365 ist „designed for Collaborartion“ – es ermöglicht die Zusammenarbeit über räumliche Grenzen hinweg und stellt moderne Wege der Kommunikation bereit, die Mitarbeiter*innen trotz räumlicher Distanz in engem Kontakt bleiben lassen.
Dimitri: Zusätzlich haben wir eine Office Suite, Möglichkeiten für Dateimanagement in der Cloud, Aufgabenmanagementtools und weitere Lösungen, die alle nahtlos in eine Umgebung integriert werden. Zusammen läuft das Ganze dann in Microsoft Teams - mein persönliches Lieblingstool.
Stephan: Genau. Kommunikationsstränge werden via Microsoft Teams aufrechterhalten und können den Austausch am Arbeitsplatz kompensieren, manchmal sogar intensivieren, wie wir in verschiedenen Projekten erlebt haben.
Ich stelle fest, dass wir es hier mit echten Microsoft Teams Enthusiasten zu tun haben. Was begeistert euch persönlich im Arbeitsalltag mit Teams?
Dimitri: Teams ist die erste Anwendung, die ich starte, wenn mein Arbeitstag beginnt. Es stellt mir alle Tools und Lösungen, die ich für meine tägliche Arbeit brauche, zur Verfügung.
Stephan: Kommunikation fokussiert betreiben, alle Aktivitäten organisieren und im Blick haben. Für mich ist Teams eine plattformübergreifenden „Kommandozentrale“.
Und welche Aspekte gibt es zu beachten, wenn man Tools wie Teams nutzen möchte?
Dimitri: Mit Teams geht ein Philosophie-Wechsel des Arbeitsalltages einher. Das Schlagwort hier ist Kollaboration - alles in Teams ist darauf ausgelegt. Gleichzeitig bekommt man als Anwender*in deutlich mehr Freiheiten und Kontrolle in der tatsächlichen Umsetzung des Arbeitsalltages in Teams. Das mag anfangs ungewohnt sein, gleichzeitig beinhaltet das aber auch ein riesiges Potential.
Stephan: Allerdings müssen sich Unternehmen die Mühe machen den Ansatz von Teams zu verstehen und Lust darauf haben sich auf neuartige Arbeitsweisen einzulassen. Bei neuen Tools sollte man evaluieren, wie sie zielführend einen Mehrwert zum eigenen Arbeitsumfeld beitragen können.
Genau hier setzt ihr ja als Trainer und Berater an. Gibt es Fragen, die euch immer wieder in Workshops oder Gesprächen mit Kunden*innen begegnen?
Dimitri: Die meisten Fragen drehen sich um die konkrete Realisierung des modernen Arbeitsplatzes. Microsoft gibt uns beispielsweise zahlreiche Lösungswege an die Hand, ohne immer genau zu definieren welcher der Beste davon ist. Was dort erkannt wurde ist nämlich, dass sich das Unternehmen nicht einer angebotenen Lösung anpassen sollte. Vielmehr sollte man die Möglichkeit bekommen einen individuellen Weg speziell nach den Anforderungen des Unternehmens zu formen. Wie man das dann konkret umsetzt und startet ist einer der spannendsten Fragen, die ich in meinen Terminen angehe.
Stephan: Um ein paar konkrete Fragestellungen zu nennen: Wie setzte ich Teams / die Werkzeuge eigentlich sinnvoll ein? Wie bilde ich sinnvolle Strukturen und organisiere auch meine Dateien richtig? Gerade das Thema Dateiablage wird von vielen „Fachleuten“ immer wieder sehr kontrovers gesehen.
Kontrovers sind auch die Themen Datenschutz, IT-Security und Compliance. Viele Unternehmen trauen sich noch nicht an die Cloud heran, einige stehen ihr misstrauisch gegenüber. Stephan, was möchtest du Skeptikern an dieser Stelle mit auf den Weg geben?
Stephan: Datenschutz ist grundsätzlich gerade in Deutschland ein emotionsgeladenes Thema – teils auch von unzureichendem Wissen befeuert. Was viele nicht bedenken: Durch den ungebrochenen Anstieg und die Professionalisierung der Computerkriminalität wird es für Unternehmen immer schwieriger und kostenintensiver, ihre Systeme gegen neue Gefahren adäquat zu schützen. Schon heute sind Daten bei Cloud-Anbietern deutlich besser geschützt als in vielen Unternehmen. Der stets gerühmte physikalischer Besitz durch lokale Datenverarbeitung ist oft eine trügerische Sicherheit. Sicherheit auf dem via Microsoft 365 möglichen Enterprise Level kann kaum jemand in vergleichbarem Umfang lokal abbilden. Man stelle sich stets die Frage: Kann ich ansatzweise das Sicherheitsniveau erreichen, das Cloud Anbieter bereitstellen?
Dimitri, die angesprochenen Themen stoßen im Zusammenhang mit Cloud-Technologien sicherlich auch in deinen Trainings immer wieder auf Bedenken. Zurecht?
Dimitri: Sollte das Bedenken auslösen? Nein. Sollte man sich dazu Gedanken machen? Auf jeden Fall! Fakt ist, Dienstleister müssen für die Einhaltung wichtiger Standards sorgen. Wir sehen aktuell bei Microsoft, dass da noch ein paar Dinge passieren müssen (zumindest bei der Formulierung). Letztendlich will ich jedoch solche Themen in die Hände von Unternehmen übergeben, die sich auf die Umsetzung solcher Konzepte spezialisieren. Die Ressourcen, die Industriegrößen dafür investieren, sind auf dem Niveau nahezu unmöglich eigenständig abzudecken.
Ich würde gerne noch die einhergehenden Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt ansprechen. Mobilität und Flexibilität ist insbesondere für junge Leute zu einem KO-Kriterium bei der Jobsuche geworden. Was können Arbeitgeber tun, um diesen Anforderungen gerecht zu werden?
Stephan: Geräte und Plattformen bereitstellen, die den heutigen Bedürfnissen an Kommunikation und Zusammenarbeit gerecht werden und große Flexibilität, gepaart mit einer nahtlosen Nutzererfahrung kombinieren. Dabei sollten Unternehmen nicht dogmatisch an Betriebssystem-Ökosystemen kleben. Nutzer*innen wollen heute so flexibel arbeiten, wie sie es bereits im privaten und universitären Umfeld kennenlernen. Da sind Dinosaurier wie Citrix, VPN etc. echte Showstopper.
Dimitri: Natürlich schaut man nach einem Arbeitgeber, der zeitgemäße Tools und Prozesse für den Arbeitsalltag anbietet. Ich persönlich will auch die Möglichkeit haben bei Bedarf von Zuhause aus zu arbeiten, von meinem Handy aus auf Arbeitsdokumente zuzugreifen und dabei dann auch nicht eingeschränkt zu sein. Microsoft 365 stellt genau das zur Verfügung.
Letzte Frage an euch: Warum lohnt es sich Mitarbeiter*innen zu schulen, wenn Teams oder ähnliche Produkte genutzt werden sollen?
Dimitri: Der oben genannte Philosophie-Wechsel, der mit dem Modern Workplace einhergeht, darf anfangs nicht unterschätzt werden. Wir bekommen neue Möglichkeiten an die Hand, die unsere internen Abläufe beschleunigen, effizienter gestalten und dadurch auch ändern können. Um diese Benefits abzurufen, muss man natürlich ein Gefühl dafür bekommen wie das praktisch aussehen kann.
Stephan: Teams bringt einen ganz neuen Arbeits- und Organisationsansatz mit sich, den man durchdringen muss, um ihn auch sinnvoll und effizient zu nutzen. Hier geht es darum Gewohnheiten zu überdenken und teils mit alt hergebrachten Vorgehensweisen zu brechen. Es wird einfach viel agiler gearbeitet und die Lern- und Veränderungsbereitschaft der Mitarbeiter*innen ist gefordert und sollte ebenso gefördert werden.
Abschließend kann man sagen, dass mit der Einführung von Modern Workplace Technologien wie z.B. Microsoft Teams nicht nur neue Tools in Unternehmen gebracht werden. Es ist zudem wichtig, die Menschen mit abzuholen, die diese Technologien am Ende des Tages nutzen werden.
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